De afgelopen decennia zijn de uitdagingen op het gebied van digitale archivering, documentmanagement en informatiemanagement flink toegenomen. Wim Vis, managing director van WoodWing Xtendis adviseert al ruim 25 jaar organisaties op dit gebied. “Het kernprobleem was destijds de beperkte toegankelijkheid tot ongestructureerde informatie. Dat ging toen per definitie over papieren documenten. De oplossingen waren vooral gericht op het digitaliseren van papieren documenten, zodat die digitaal duurzaam bewaard konden worden. Men wilde weten: kunnen we dat wel net zo goed vertrouwen als een papieren archief?” Bij WoodWing, specialist in content- en informatiebeheeroplossingen, hebben ze daarom vanaf het begin heel veel waarborgen ingebouwd in de oplossingen.
Toegenomen urgentie
Geleidelijk aan zag Vis steeds meer ongestructureerde informatie een digitale vorm krijgen. Daarmee werd het steeds lastiger om alle informatie met betrekking tot een bepaalde entiteit te ordenen en te koppelen. “Het begon met e-mail en later kwamen er allerlei chatkanalen bij. Die hele reis hebben wij met onze oplossingen van dichtbij gevolgd. In de kern lossen we nog steeds hetzelfde probleem op, alleen is de vorm heel anders geworden. Wel is de urgentie toegenomen; organisaties die al deze ongestructureerde data niet onder controle weten te krijgen, voelen echt de pijn. Nog zorgwekkender is dat je het risico loopt op non-compliance; het niet voldoen aan wet- en regelgeving.”
WoodWing creëerde de enterprise information management-oplossing Xtendis om het managen van grote hoeveelheden potentieel waardevolle documenten in elk willekeurig formaat beheersbaar te maken. Voordelen zijn onder meer: operationele efficiëntie, verbeterde compliance, risicobeheer, en verhoogde klant- en medewerkerstevredenheid. Dat geldt ook voor de assurantiemarkt. “Denk aan een polis. Of aan een relatie waarvan een organisatie alle informatie bij elkaar wil hebben. Dan wordt de uitdaging misschien nog wel groter.”
Kattenbelletje
Vanaf het begin stelden ze bij WoodWing dat enterprise information management (EIM) nooit op zich staat, maar altijd gekoppeld moet kunnen worden aan andere taakgerichte componenten in een informatielandschap. “Wij proberen daarom complementair te zijn aan leveranciers van branche-specifieke oplossingen, die ook mooie dingen bedenken. Je moet allerlei stukken samen kunnen brengen; correspondentie uit assurantiesoftware, een e-mail die via Exchange Outlook binnenkwam, een verdwaalde brief die ooit is gescand, een pdf-bestand dat ooit is uitgewisseld...”
Samen vormen die een heel dossier, waarvan alle objecten makkelijk en snel te vinden moeten zijn, maar ook digitaal duurzaam. “Bij levensverzekeringen heb je natuurlijk met hele lange looptijden te maken. Dan moet je erop kunnen vertrouwen dat zelfs een kattenbelletje dat je 25 jaar geleden met een klant uitwisselde, authentiek is. Dat het echt de informatie is die toen is gedeeld, en dat die niet per ongeluk of opzettelijk is gemanipuleerd. Anders heb je echt een probleem.” Het ontsluiten van objecten moet dankzij de koppeling altijd snel en efficiënt zijn, zegt Vis. “Stel, ik open een polis of een specifieke claim in een polis; met één druk op de knop krijg ik dan direct de achterliggende documenten te zien.”
Brede benadering
Organisaties zoeken vaak een oplossing voor een acuut probleem, zoals e-mails die niet op de juiste plek landen en structureel te laat worden beantwoord. “Wij proberen dan toch altijd een wat bredere benadering te kiezen. Je moet inzien dat zo’n probleem vaak ontstaat vanuit de inefficiëntie rondom een specifieke informatiestroom die niet op zichzelf staat, maar een relatie heeft met andere objecten en informatiestromen. Het is verstandig om zo’n probleem op te lossen met een platform waar je ook die andere stromen in kwijt kunt.”
Het is vaak aan de CIO in een organisatie om die vraagstukken te beantwoorden, omdat die het informatielandschap bewaakt. “Het werkt het prettigst als we dat dan samen gaan oplossen en het een plek geven binnen het informatielandschap van een organisatie.” Dat advies namen al vele organisaties over. Partijen die met WoodWing Xtendis werken zijn onder meer Lifetri, Scildon, Turien & Co Assuradeuren, Onderlinge ‘s- Gravenhage en vele pensioenfondsen.
Mooi startmoment
EIM is feitelijk de overtreffende trap van wat vroeger documentmanagement heette. Volgens Vis wordt in veel organisaties wel een vorm van documentmanagement toegepast, al is het maar in een folderstructuur. Niet zelden worden er ook SharePointportalen voor ingezet. “En vaak zit daar de meest urgente pijn, omdat dat niet optimaal functioneert. Het is een soort van gratis, zit al in je Microsoft-abonnement, en dus worden daar zaken in opgetuigd waar een organisatie last van krijgt.”
In zulke gevallen adviseert hij om aan de slag te gaan met de ongestructureerde objecten die betrekking hebben op de primaire processen van een organisatie. In het geval van verzekeraars: alles wat met polissen en relaties te maken heeft. “Veel organisaties maakten in het verleden keuzes die door de tijd werden ingehaald. Op een gegeven moment wil je sommige dingen die je in SharePoint hebt staan naar je klanten toe ontsluiten via een website. Maar hoe doe je dat slim? En hoe doe je dat veilig? Dat is vaak een mooi startmoment om die objecten duurzaam digitaal te gaan beheren.”
Dit artikel is gesponsord door WoodWing.
